社内に退職の挨拶をメール送る時のポイント&例文は?
退職する時、社会人としての基本的マナーは、直接会って挨拶をするというのが本来の形です。しかし、昨今では忙しくて時間が取れないこともあって、メールで挨拶を送るケースが増えています。
ただし、目上の人などにはメールを失礼だと腹を立てる人もいます。
メールで送るのが一般的になりつつあるとはいえ、基本は口頭での挨拶です。
その人との関係性を見ながらメールで送るか、直接挨拶するか、手紙を送るかなど方法を使い分けて挨拶するようにした方が賢明です。
また、メールで送ると決めても、メールは機械的で相手の顔が見えないため、心のこもった挨拶メールを送るにはなかなか難しくもあります。
相手に失礼なくメールを送るにはどうしたらよいか、紹介していきます。
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退職の挨拶はメールでも大丈夫?
冒頭でも述べた通り、基本は口頭で挨拶するというのが礼儀です。
上司、同僚、後輩とどんな間柄の人に対してもそれは共通です。
しかし、昔ではメールで挨拶なんてNo!だったことが最近ではその手段も可となりつつあります。
なかなか会えない人に、もしくは広く浅く挨拶したい場合には、メールで挨拶するのは一般的にOKのようです。
できるなら直接挨拶を、大勢に知らせたい場合などにはメールを使うとよいのかもしれません。
退職の挨拶メールを送るのはいつ頃?
退職が決まってもすぐに周りに伝えるのはあまり良いことではありません。社外の人に知らせるのであれば会社の信用問題もあるので、2~3週間前に伝えるのがマナーですが、社内の人へ知らせるのなら、退職を報告するというよりも「最後の挨拶」といった意味合いが強いので、最終出社日に送るのが一般的とされています。
ただ、一概にいつとははっきり言うことはできません。最終出社日に送るのがマナーというところもあれば、1週間前には送るべきというところもあり、バラバラだからです。
また、原則として会社に退職の報告及び承諾を得てからになるので、それ次第ということもあります。
いつか判断がつかないという人はそれまでの退職された人のメールにに揃えるのが無難です。
送る時間帯は、挨拶メールは業務ではないと業務中に送ることを快く思わない人もいますので定時以降に送るのがよいでしょう。
挨拶メールの守るべきマナー
メールは相手が見えません。そのため、きちんと「誰からで、何の要件なのか」を明確にしなければ意味がありません。誰からかわからないメールは下手すると読まれることなく、またウイルス感染の疑いもあってそのまま捨てられてしまう場合があります。
せめて「〇〇課△△より退職のご挨拶」とわかるように送ることが大事です。
また、退職の挨拶という特殊性から個別にメールを送るのが基本です。
「本来であれば会うべきところを、メールで申し訳ありません」と一言添えるとよいでしょう。
挨拶する人が大勢いる時は一斉メールでも構いませんが、必ず一斉送信の一覧がわからないBCCの形で送付することが重要です。
退職の理由を伝える時は、細かく書かないことがマナーの一つとなっています。
「一身上の都合」で理由としては充分ですが、出産や結婚といったおめでたい理由の場合は書いても差し支えありません。
しかし、どんなに親しかった相手へ出すメールと言えども、会社の愚痴や苦言を書くのはルール違反です。メールを消さない限り残るものであり、その相手から誰へと伝わるかわからないからです。
きれいにお別れするためにも、マイナスな文句は止めましょう。
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挨拶メールの例文はどんなものがある?
退職の挨拶はわかりやすく丁寧に書く必要があります。
その①
<件名>
退職のご挨拶 〇〇より
<本文>
お疲れ様です。
このたび、一身上の都合により□月末で退社することになり、本日で最終出社日となります。
本来であれば、直接会ってご挨拶申し上げたいところではありますが、メールにて失礼致します。
在職中は公私にわたりいろいろとお世話になりましたことを厚く御礼申し上げます。
また退職に際しましてはお励ましのお言葉を頂きまして本当にありがとうございました。
この会社での経験を糧とし、次の人生へ活かしていきたいと思います。
長年のご厚情に深謝するとともに皆様のご健勝とご多幸をお祈り申し上げます。
〇〇年〇〇月 〇〇
その②
<件名>
退職のご挨拶
<本文>
お世話になった皆様へ
〇〇部の□□です。
BCCのメールで失礼致します。
このたび私は△月末日をもって当社を退職することとなりました。
在職中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。
△月△日以降は私の業務は〇〇さんが引き継ぎますのでよろしくお願い致します。
末筆ながら皆様の益々のご発展をお祈り申し上げます。
〇〇部□□
まとめ
退職の挨拶はどんな相手であっても「明るく前向きな内容」、「お世話になった感謝を伝える」、「読みやすい文書」という3つのポイントを必ず押さえるべきです。
「立つ鳥後を濁さず」という言葉通り、きれいにスマートに退職日を迎えましょう。
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